Ostatnie lata przyniosły wiele wydawnictw omawiających zbiory instytucji polskich poza granicami kraju. Po pionierskim przewodniku Instytutu i Muzeum im. gen. Sikorskiego w Londynie (Guide to the Archives of the Polish Institute and Sikorski Museum), którego pierwszy tom ukazał się w 1985 r., wydano m.in. tomy dotyczące zbiorów Studium Polski Podziemnej w Londynie oraz kolekcji w Orchard Lake. Opublikowano także inwentarz zbiorów polskich w Instytucie Hoovera w Kalifornii. Różnią się one nie tylko metodą opracowania, objętością, ale nawet językiem.

Nieco inny charakter ma wydrukowany w grudniu 1997 r., nakładem Biblioteki Narodowej, informator zatytułowany Instytut Józefa Piłsudskiego w Ameryce i jego zbiory. Otwiera on serię narodowej książnicy zatytułowaną Instytucje Kultury Polskiej za Granicą i ich Zbiory. Ukażą się w niej podobne formatem informatory instytucji zrzeszonych w Stałej Konferencji Muzeów, Bibliotek i Archiwów Polskich na Zachodzie. Dlatego warto się zastanowić nad pozytywami oraz negatywami pierwszego tomu serii oraz postulatami na przyszłość.

Gdy chodzi o pozytywy, warto podkreślić, że koncepcja tomu oddaje w pełni potrzeby związane ze specyfiką emigracyjną. Umieszczono więc w miarę obszerną historię Instytutu, opis pozanaukowych form działalności, wykaz kolekcji specjalnych, konferencji i spotkań naukowych, wreszcie wiele biogramów wybitniejszych działaczy. Całość wzbogacono bibliografią. Nie wymieniamy tu rzecz jasna opisu kolekcji archiwalnych. Podejście tego rodzaju zapewniło kompleksową prezentację, zwłaszcza dla mniej zorientowanego czytelnika. Do niewątpliwych plusów przedsięwzięcia zaliczyć trzeba naukowy patronat nad serią ze strony Biblioteki Narodowej. Gwarantuje on odpowiednią opiekę edytorską oraz regularne ukazywanie się następnych tomów. Niebagatelne znaczenie ma odpowiednia promocja, możliwa w daleko większym stopniu w Warszawie, aniżeli na emigracji, oraz szybki proces druku. Od złożenia maszynopisu do wydania tomu upłynęło 7 miesięcy. Wydanie informatora o Instytucie Piłsudskiego jest więc także przykładem bardzo sprawnej współpracy na linii emigracja—kraj.

Wśród minusów, w warstwie przygotowawczej należy podnieść brak konsultacji z pozostałymi instytucjami Stałej Konferencji przed publikacją t. 1. Autorowi i Bibliotece chodziło jednak o wydanie tomu w szybkim czasie. Można oczywiście postulować potrzebę szerszego omówienia kolekcji archiwalnych. Nie było to wszakże możliwe w założonej objętości. Inne braki tego wydawnictwa mogą ujawnić się w recenzjach oraz głosach czytelników.

W każdym razie książka o zbiorach Instytutu Piłsudskiego może być punktem wyjścia do dyskusji na temat dalszych tomów serii. Wydaje się nieunikniona pewna odmienność kolejnych informatorów, bowiem zbiory przechowywane w placówkach zrzeszonych w Stałej Konferencji nie mają jednolitego charakteru. Są tu i instytucje archiwalno-biblioteczne, i muzealne, a nawet militarne i etnograficzne. Wydaje się, że w związku z tym informatory dotyczące naszych placówek muszą posiadać pojemniejszą formułę. Przede wszystkim nie powinny ograniczać się do rejestracji posiadanych zbiorów. Konieczne jest zaprezentowanie historii każdej placówki, bibliografii jej dotyczącej, jak również biogramów wybitniejszych działaczy. Ten oczywisty obowiązek wypływa z faktu znikomej znajomości ich dokonań, specjalnie w kraju. Trudno orzec, czy praktyczne byłoby powołanie ciała koordynującego przygotowanie i wydanie kolejnych tomów serii. Pozwoliłoby to z pewnością na zapewnienie rytmicznego przygotowania kolejnych tomów oraz dyskusję nad metodą. W każdym razie ważne jest, aby członkowie Stałej Konferencji we własnym gronie ustalili kolejność wydawanych informatorów. Pozwoli to mniej przygotowanym na podjęcie koniecznych prac.

Idealnym rozwiązaniem byłoby doprowadzenie do sytuacji, w której jednorazowe opracowanie można byłoby wykorzystywać w innych formach. Po pierwsze narzuca się potrzeba wydania tłumaczenia w języku kraju zamieszkania. Po drugie tłumaczenie, wraz z podobnymi tekstami dotyczącymi innych placówek, winno stać się podstawą otwarcia strony internetowej Stałej Konferencji. Obecność w sieci gwarantuje szerszy zasięg oddziaływania, a nawet świadczenie usług o charakterze informacyjno-bibliotecznym. Byłoby to przeniesieniem misji polskich placówek na Zachodzie w XXI w. Należy w związku z tym zastanowić się nad koordynacją także technicznych aspektów przedsięwzięcia, tak aby tekst można było łatwo przekształcić dla potrzeb Internetu.

Charakter strony internetowej winien być typowo informacyjny. Działać ona powinna niezależnie od indywidualnych „websites”„ różnych instytucji, które będą je wzbogacać zależnie od stopnia skanowania zasobu. Instytut Piłsudskiego przystępuje do prac nad powołaniem swojej strony w Internecie już od jesieni tego roku. Możliwe, że uzyskane doświadczenia będą pomocne dla innych instytucji.

Generalnie, trzeba założyć, że powołanie do życia „website” Stałej Konferencji to kwestia kilku lat, niemniej konieczne jest poczynienie pewnych kroków już dzisiaj. Po pierwsze absolutnie konieczne jest wydelegowanie koordynatora z ramienia Stałej Konferencji do prowadzenia tego rodzaju prac. Po drugie konieczne jest zaprowadzenie łączności internetowej pomiędzy wszystkimi zrzeszonymi instytucjami. Nie mniej ważne jest stopniowe przygotowywanie podstawowego zbioru danych, które znajdą się na takiej stronie. Chodzi o ich naukową i internetową obróbkę. Obok przygotowań typowo technicznych i materiałowych, dokonać należy skanowania, chociażby najważniejszych zespołów. Wydaje się, że instytucje zrzeszone powinny zobowiązać się do nieodpłatnej wymiany materiałów w formie CD. Jako minimum można już dziś wysunąć postulat wydania uzupełnionego tomu zatytułowanego Muzea, biblioteki i archiwa polskie na Zachodzie.

Opracowywanie informatora o własnych zbiorach może mieć zatem pozytywne reperkusje na różnych odcinkach pracy. Należy je w pełni wykorzystać. Chciałbym też podkreślić znaczenie życzliwości i patronatu prof. Andrzeja Kłossowskiego oraz jego następcy dra Andrzeja K. Kunerta, a także instytucji współfinansujących, do których, obok Biblioteki, należeli: Biuro Pełnomocnika Rządu do spraw Polskiego Dziedzictwa Kulturalnego za Granicą, „Wspólnota Polska” oraz Rada Ochrony Pamięci Walk i Męczeństwa, w wydaniu drukiem informatora o Instytucie Piłsudskiego w Nowym Jorku.