2

Zasady uczestnictwa w Konferecji

Wśród zagadnień będących przedmiotem obrad II Sesji* największe znaczenie dla dalszej działalności Stałej Konferencji miała sprawa przyjmowania w jej skład kolejnych instytucji zgłaszających swe kandydatury.

Swoje zainteresowanie udziałem w pracach Stałej Konferencji wyraziły m.in. Polskie Towarzystwo Naukowe na Obczyźnie oraz Polski Uniwersytet na Obczyźnie (oba z siedzibą w Londynie). Na tym tle zrodziła się myśl rozbudowy wewnętrznej struktury Stałej Konferencji i utworzenia w jej ramach dwóch równoległych sekcji: muzealno-bibliotecznej i instytucji naukowych.

Nowa nazwa Konferencji

Po dłuższej dyskusji uczestnicy obrad aprobowali pogląd, że pierwotną intencją założycieli Stałej Konferencji MABPZ było zacieśnienie współpracy pomiędzy muzeami i bibliotekami mającymi charakter ponadregionalny, zajmującymi się gromadzeniem i udostępnianiem poloników i że to dążenie powinno nadal wyznaczać zakres działania Stałej Konferencji.

Uznając, że przyjęta na I Sesji nazwa nowej instytucji mogła sugerować, iż chodzi o skupienie w niej również instytucji naukowych i dydaktycznych, postanowiono zmienić tę nazwę na: Stała Konferencja Muzeów i Bibliotek Polskich na Zachodzie, i zaproponować instytucjom naukowo-dydaktycznym ewentualnie utworzenie analogicznej, węziej wyspecjalizowanej instytucji o podobnym profilu,  propmującej wzajemną pomoc i współpracę.

Nowi czałonkowie

Na nowego członka Stałej Konferencji przyjęto natomiast tylko Instytut Józefa Piłsudskiego w Ameryce (Nowy Jork), którego zakres działania odpowiadał ponownie potwierdzonym i ściślej sprecyzowanym kryteriom. Stwierdzono także, że kryteriom tym odpowiadają również Muzeum Polskie (Chicago) oraz Polski Instytut Naukowy w Kanadzie i Biblioteka Polska im. Wandy Stachiewicz (Montreal), i w przypadku zgłoszenia przez nie akcesu zostaną one przyjęte w poczet członków Stałej Konferencji.

Nowy statut w przygotowaniu

W nawiązaniu do tej dyskusji i przyjętych ustaleń, postanowiono też opracować i przyjąć na kolejnej sesji statut Stałej Konferencji, powierzając przygotowanie jego projektu Ryszardowi Dembińskiemu z Instytutu Polskiego i Muzeum im. gen. Sikorskiego oraz Zdzisławowi Jagodzińskiemu z Biblioteki Polskiej Polskiego Ośrodka Społeczno-Kulturalnego w Londynie.

Sprawozdania z działalności poraz pierwszy

Jednym z punktów porządku obrad sesji było przedstawienie kolejno przez delegatów wszystkich instytucji członkowskich informacji o ich działalności w okresie między sesjami oraz o najbliższych zamierzeniach. Stało się to zapoczątkowaniem stałej praktyki prezentowania w toku kolejnych sesji tego rodzaju informacji. Podczas tej pierwszej prezentacji poszczególne instytucje złożyły do akt pisemne sprawozdania o swej działalności, a w ustnych wypowiedziach akcentowały zwłaszcza podejmowane i planowane na najbliższą przyszłość wspólne przedsięwzięcia jak, np.:

• udział Biblioteki Polskiej w Paryżu w organizowanej przez Instytut Polski i Muzeum im. gen. Sikorskiego uroczystości i wystawie z okazji 150-lecia powstania listopadowego;
• współdziałanie Instytutu Polskiego i Muzeum im. gen. Sikorskiego z Muzeum w Fawley Court w urządzeniu w nim Sali Wojska Polskiego;
• rozwój stałej współpracy między Bibliotekami Polskimi w Paryżu i Londynie itd.

Nowa Jakość

Stwierdzając postęp w bezpośrednich wzajemnych kontaktach między instytucjami członkowskimi podkreślano też, w porównaniu z poprzednimi laty, dostrzegalną zmianę atmosfery takich kontaktów — rozwijające się poczucie wspólności celów i „zanikanie ducha konkurencyjności”.

* Nazwę „sesja” dla dorocznych obrad instytucji członkowskich zaczęto stosować począwszy od III Sesji w 1981 r., kiedy też wprowadzono tę nazwę do statutu. W 1979 r. w protokole użyto nazwy „zebranie”, a w 1980 r. „drugie walne spotkanie”. W tym rozdziale, dla ujednolicenia, stosuje się nazwę „sesja” także dla obu pierwszych wspólnych obrad.